Kalkulacja kosztów produkcji

Kalkulacja kosztów produkcji jest ważnym zadaniem, które może służyć celom ewidencyjnym, ale i podejmowaniu decyzji. Znajduje ona zastosowanie względem niektórych pozycji w rachunkowości, natomiast osoby zarządzające firmą mogą potrzebować takich danych do ustalania cen lub określenia tego, czy dany produkt będzie w ogóle rentowny. Miarodajność takich rezultatów jest oczywiście uwarunkowana dokładnością bazowych informacji czy doborem odpowiedniej metody obliczeń. Na którą warto zwrócić uwagę?

Spis treści
Dlaczego się ją przeprowadza?
Czym tak naprawdę jest?
Cele jej stosowania
Najskuteczniejsza metoda kalkulacji
Jak zacząć?

Czemu służy kalkulacja kosztów produkcji?

Kalkulacja kosztów produkcji jest rozpatrywana w zakresie szczegółowych obliczeń dotyczących nakładów potrzebnych do wytworzenia jakichś wyrobów. Może być ona przeprowadzana szacunkowo jeszcze przed wytworzeniem produktu, ale i po zakończeniu tego procesu. Moment dokonania takiego szacunku często uzależniony jest od celu, w jakim jest przeprowadzany. Służy ona pewnym działaniom w zakresie księgowym, lecz z takich danych korzystają i menedżerowie wyższego szczebla. Z zagadnieniem tym łączy się kwestia ewentualnej optymalizacji kosztów produkcji, która może się przekładać na zyski dla przedsiębiorstwa.

Czym właściwie jest taka kalkulacja?

Większość definicji określa taką kalkulację jako zespół czynności obliczeniowych, który ma pomóc w ustaleniu jednostkowego kosztu wytworzenia produktów (lub ewentualnie usług). Co ważne, ma się to odbywać ze wskazaniem wysokości ich poszczególnych elementów w układzie kalkulacyjnym kosztów. W praktyce można zatem ująć, że taka kalkulacja daje informację o tym, ile ma kosztować jednostka danego wyrobu.

Może być wstępna lub wynikowa

Choć mogłoby się wydawać, że taka kalkulacja będzie dotyczyć faktu dokonanego, to nie jest to konieczne. Wyróżnia się wariant wstępny (ex ante) oraz wynikowy (ex post). W pierwszym przypadku mowa o obliczeniach dokonywanych przed rozpoczęciem produkcji. Tak rozpatrywane parametry są często elementem biznesplanu. Kalkulacja wynikowa jak sama nazwa wskazuje, jest realizowana po wytworzeniu produktu, na bazie rzeczywiście poniesionych kosztów, uwzględnionych w dokumentach i ewidencji.

W jakim celu się ją przeprowadza?

Omawiane pojęcie słusznie kojarzy się z rachunkowością, lecz tak naprawdę służy w przedsiębiorstwach i do innych celów, nie tylko ewidencyjnych. W wyniku takich działań ustala się koszt wytworzenia produktów gotowych oraz produkcji niezakończonej. Umożliwia to zatem właściwą wycenę konkretnych składników majątkowych, w zakresie gotowych wyrobów i tych niezakończonych produkcyjnie, w związku z czym można ustalić prawidłową wysokość samego wyniku ze sprzedaży. Znajduje to odzwierciedlenie w dokumentach z rachunkowości finansowej, w tym wybranych pozycjach rachunku zysku i strat oraz ogólnego bilansu. Kalkulacja może być jednak nie tylko ewidencyjna, ale i przeprowadzana dla potrzeb decyzyjnych. W takim układzie zwykle mowa właśnie o wersji wstępnej, robionej przed rozpoczęciem produkcji. Pozwala to określić rentowność produktów i stwarza podstawy do ustalania poziomu cen sprzedaży. Rezultaty kalkulacji przydają się zatem nie tylko w dziale księgowości, ale i dla szczebla kierowniczego, ustalającego politykę cenową oraz planującego i kontrolującego produkcję.

Rozważenie optymalizacji kosztów produkcji

Warto zwrócić uwagę na jeszcze jeden cel przeprowadza kalkulacji, a mianowicie kontrolę ponoszonych kosztów. Na tym etapie często można ustalić, czy przypadkiem firma niepotrzebnie nie przepłaca na przygotowaniu produktów, co może być bazą pod działania zmierzające do optymalizacji kosztów produkcji. Ta z kolei jest jednym z najskuteczniejszych rozwiązań w zakresie maksymalizowania zysków przedsiębiorstwa. Jest to zatem aspekt, którego nie należy lekceważyć, gdyż może się on przekładać na usprawnienie działania całej firmy i poprawienie osiąganych przez nią wyników.

Najskuteczniejsza metoda kalkulacji kosztów produkcji

Dostępne są różne metody kalkulacji kosztów produkcji i dobór odpowiedniego wariantu jest istotny, gdyż wpływa na prawidłowość ustalonych wartości. To oczywiście niejedyny czynnik, gdyż ważna będzie choćby jakość bazowych danych służących do kalkulacji. Samych metod jest kilka. Zwyczajowo grupuje się je w obrębie dwóch kategorii: podziałowej i doliczeniowej. Każda z nich różni się w mniejszym lub większym stopniu i służy szacunkom do określonego charakteru produkcji. Jednakże, spośród wszystkich możliwości, która jest najbardziej skuteczna?

Normowanie procesów

Najefektywniejszą, najdokładniejszą i najbardziej praktyczną metodą kalkulacji jest wycena procesu pod kątem czasu (normowanie procesu), dająca informacje o czasochłonności pracy pracownika na stanowisku, w odniesieniu do wyprodukowanej 1 sztuki produktu. Otrzymujemy również czas pracy maszyny (urządzenia), jeśli bierze ona udział w procesie, oświetlenia, ogrzewania, pracy sprężonego powietrza itp. Czas oparty o stawki energii daje maszynowy składnik kosztu zmiennego dla produktu. I tak, jeśli zmienimy, zoptymalizujemy pracę na którymkolwiek stanowisku pracy biorącym udział w procesie produkcji, otrzymamy aktualizację kosztów danego stanowiska, a co za tym idzie – produktu. Biorąc pod uwagę dzisiejsze modyfikacje w procesach i produktach, wahania stawek, nowocześniejsze maszyny, zmiany w komponentach, reorganizacje layoutów hal produkcyjnych i logistycznych, ta metoda kalkulacji kosztów jest niezwykle efektywna i w przypadku wymiany choćby jednego czynnika po jej opracowaniu – niezwykle szybka do zaktualizowania. Nie zawiera ona żadnych szacunków i przybliżeń, a jedynie rzeczywiste dane, które są nieocenionym orężem w konkurowaniu na rynku. Jak wiadomo, większość klientów w pierwszej kolejności zwraca uwagę na cenę, dlatego dokładna kalkulacja kosztów jest niezwykle pożądana, aby mieć jak najlepiej opanowany koszt produktu.

Zalety

Niewątpliwą korzyścią omawianego podejścia jest to, że w przypadku opracowania nowego produktu nie ma konieczności ponownego kalkulowania procesu w całości, a jedynie tych elementów, które różnią się od obecnego. Za pomocą tej metody możemy szybko prognozować zmiany w KPI, w przypadku modyfikacji któregoś z czynników wpływających na czas procesu. Chcąc osiągać nowe cele, widzimy wprost, które czynniki powinniśmy zoptymalizować, aby spełnić założone zamiary. Analizując nasz proces pod kątem kosztów, widzimy ich pełen przegląd w rozbiciu na kategorie i możemy zająć się całą grupą, gdy ma ona znaczący wymiar w analizie PARETO.

Oszczędność czasu i gwarancja jakości

Normowanie procesów daje informacje, które elementy procesu można lub należy poddać optymalizacji ze względu na ich poziom kosztów, czasochłonność, ergonomie, a czasem i ze względu na ich zasadność. Bardzo często ma miejsce sytuacja, że oszczędność po takim przeglądzie procesu daje dwucyfrowe zwiększenie wydajności i takie samo obniżenie kosztu danego procesu. Z punktu widzenia pracowników wygląda to tak, że dany proces trwa krócej, prościej i często łatwiej, co przekłada się na lepsze wykorzystanie czasu dostępnego na zmianie produkcyjnej, czego efektem jest większa liczba wyprodukowanych sztuk. Sprowadza się to do zwiększenia dziennej ilości produkcji, a więc produkt z punktu widzenia producenta staje się tańszy, niż do tej pory. Dzięki temu plan produkcyjny możemy zrealizować szybciej i zdecydować, jak zagospodarować na nowo odzyskany czas. Podobnie dzieje się w przypadku usług, gdzie możemy zwyczajnie obsłużyć większą liczbę klientów w jednostce czasu.
Dodatkowo znając tak dokładnie nasze procesy, mamy pełną wiedzę na ich temat i nadzorując je w ten sposób, zapewniamy ich jakość, co przekłada się na jakość produktów oraz bezpieczeństwo pracowników.

Dokładna analiza kluczem do sukcesu

Jak widać, istnieją same plusy takiego podejścia, organizacja jest bardziej przewidywalna zarówno dla nas, jak i dla klienta. Reagujemy szybciej na zmiany i zapytania kontrahenta oraz zdecydowanie lepiej zarządzamy czasem i finansami, co jest celem każdej firmy. Należy zdać sobie sprawę, że dziś każdy grosz, każdy eurocent w firmie jest na wagę wygranego kontraktu, zadowolonego pracownika, któremu możemy dać premię za wyniki i nie jest to wtedy tzw. wyciągnięty z kieszeni pieniądz, a pieniądz zaoszczędzony i wypracowany. Należy przejść od porównywania, przybliżania i szacowania kosztów, do ich dokładnego liczenia, aby mieć wiedzę na temat tego, co i jak robimy. Większość przedsiębiorców zna pojęcie Lean management, jednakże traktuje je zbyt powierzchownie, nie do końca zdaje sobie sprawę, co się za nim kryje oraz jakich działań i efektów powinniśmy oczekiwać. Sytuacja w firmie nie zmieni się, dopóki nie przeprowadzimy dogłębnych analiz sytuacji i nie uwolnimy zasobów, za które płacimy, ale ich nie wykorzystujemy ze względu na złe zarzadzanie i brak wiedzy.

Jak zacząć kalkulować koszty produkcji, poprzez normowanie procesów?

Aby normowanie procesów skutecznie posłużyło nam do kalkulacji kosztów produkcji, należy przeanalizować produkcję, logistykę, jakość itd. pod kątem czasochłonności, a następnie wprowadzić zmiany, które zostaną zaproponowane przez proces normowania. Dalej pozostaje już tylko nadzorować proces wprowadzanych zmian, co w połączeniu z pomiarem dziennej produkcji da nam niespotykaną możliwość szybkiej reakcji na zmiany, ryzyka i problemy. I tu dochodzimy do kolejnej kwestii – nadzoru procesu. Jego skuteczność wzrośnie, a czas, jaki będziemy musieli mu poświęcać, zdecydowanie spadnie. Zaczniemy unikać problemów, a jeśli te już wystąpią, to będziemy je wykrywać z dnia na dzień i szybko rozwiązywać, nie dając im się rozwinąć.

Unikanie problemów to cel, na którym zależy wszystkim, bo oznacza to spokojną, stabilną, równomierną i przewidywalną pracę, z możliwością urlopu wtedy, kiedy go sobie zaplanujemy, bez tzw. pożarów, sztabów kryzysowych, wizyt klienta, który niepokoi się o swoje dostawy, wysyłek szybkich transportów, telefonów po godzinach pracy czy nadgodzin. Kalkulacja kosztów produkcji to istotne zagadnienie, wbrew pozorom wpływające nie tylko na dokumenty z rachunkowości. Rzetelne monitorowanie takich kosztów pozwala na podejmowanie działań optymalizacyjnych. Zachęcamy do skorzystania z naszych szkoleń czy wsparcia z zakresu zarządzania procesami, z myślą o usprawnieniu działalności przedsiębiorstwa i wypracowywaniu większych zysków.