ZARZĄDZANIE CZASEM PRACY PRACOWNIKÓW

Zarządzanie czasem pracy pracowników

Zarządzanie czasem pracy pracowników jest bardzo istotnym zagadnieniem. Z perspektywy pracodawcy ważne jest nie tylko wyznaczanie celów, ale i dbanie o zaspokajanie potrzeb personelu, jego poczucie własnej wartości i ścieżki rozwoju. Sami wykonawcy powinni z kolei umiejętnie rozplanowywać wykonywanie poszczególnych zadań i eliminować wszelkie elementy, które doprowadzają do rozkojarzenia czy opóźnień. Połączenie tych aspektów poskutkuje zwiększeniem zarówno wydajności, jak i morale zespołu.

Spis treści
Co mogą zrobić pracownicy?
O co musi zadbać pracodawca?
Spełnienie potrzeb
Wydajność i wartość zespołu
Drogi do rozwoju

Na co powinien uważać pracownik w kontekście zarządzania czasem w pracy?

Zarządzanie czasem w pracy to ważne zadanie rozpatrywane również w kontekście postawy samej jednostki czy zespołu. Obejmuje to wyznaczanie celów – nie tylko głównego, ale i częściowych czy pobocznych. Poszczególne zadania rozplanowuje się też pod kątem priorytetów. Istnieją przy tym pewne techniki, które mogą się okazać przydatne. Nie wolno również bagatelizować aspektów dotyczących planowania spotkań, które będą owocne tylko, gdy odbywają się według pewnych wytycznych i zasad. Z perspektywy samych pracowników często najważniejszym aspektem jest jednak wykluczenie czynników, które obniżają ich wydajność, nie przyczyniając się natomiast do spełniania ich prawdziwych potrzeb.

Cele i plany

Ważnym elementem zarządzania czasem jest ustalanie celów. W tym przypadku zwykle określane są one przez osoby wyższego szczebla czy formułowane przez cały zespół, choć czasem dotyczy to i aspektów indywidualnych. Z perspektywy pojedynczego pracownika szczególnie ważna jest natomiast hierarchizacja zadań. Pozwala to określić jasno jakie czynności należy wykonywać po sobie. Dodatkowo na tym etapie często niektórych zadaniom przydziela się priorytet, gdyż mogą mieć one większy udział w wyniku całego procesu od innych zajęć. Znając cele i priorytety, pracownik przystępuje do pracy od razu wiedząc co ma robić i nie traci przez to czasu.

Techniki i narzędzia

Przy zarządzaniu czasem wykorzystuje się różne techniki, które pomagają choćby w układaniu priorytetów. Jedną z bardzo znanych jest przykładowo zasada 80/20 Pareto, zgodnie z którą 20% przeznaczonego czasu przekłada się na 80% wyniku, a pozostałe 80% na 20% wyniku. Takich podstaw teoretycznych jest oczywiście o wiele więcej i często znajdują one dobre przełożenie na praktykę. Dla organizacji samych pracowników przydatne są też na pewno wszelkie metody ułatwiające kontrolowanie czasu, obecnie zwykle w formie programów komputerowych czy mobilnych. Można skorzystać z takich w których tworzy się konkretne zadania i otrzymuje powiadomienia, ale niezwykle cenne potrafią być i zwykłe dodatki do przeglądarek internetowych, które uniemożliwiają wchodzenie na wybrane strony, które nie są związane z obowiązkami. W celu zwiększenia swojej wydajność, warto wspomagać się możliwościami jakie dają teorie z zakresu zarządzania czasem, jak i same narzędzia technologiczne.
Istotną kwestią jest umiejętne planowanie czasu, co pozwala uniknąć kilkukrotnego rozpoczynania tego samego zadania, co jest często spotykanym błędem, będącym jednak dużym marnotrawstwem. Prostym, a jednocześnie bardzo skutecznym narzędziem pozwalającym temu zapobiec jest wykorzystanie metody tablicy kanban. W bazowej wersji znajdują się na niej trzy kategorie: rzeczy do zrobienia, już rozpoczęte (otwarte) i zrobione (zakończone). Takie rozplanowanie sprawia, że na bieżąco widać w jakim miejscu jesteśmy, a do tego możemy ustalać priorytety w zakresie poszczególnych zadań oraz wyznaczać klarowne terminy zakończenia zadania (deadline).

Planowanie spotkań

Spotkania są ważną częścią pracy w wielu firmach. Dotyczy to nie tylko kontaktów z klientami, ale i w zespołach wewnątrz przedsiębiorstwa. Często popełnianym błędem jest aranżowanie nadmiarowych zebrań, które nic nie wnoszą, tymczasem zabierają cenny czas pracowników. Źle zaplanowane spotkania mogą być również chaotyczne, zbyt długie i finalnie sprawiać, iż uczestnicy nie potrafią z nich wyciągnąć wniosków. Niekorzystny może być choćby brak jasnej agendy – najlepiej jeżeli jest ona nakreślona wcześniej, a na początku zebrania jedynie krótko przypomniana. Powszechnym błędem jest też brak kontrolowania czasu spotkania (przez co się przedłuża) oraz wyznaczania ram czasowych. W tym ostatnim przypadku chodzi przede wszystkim o wyznaczenie odpowiedniej ilości czasu na tematy najważniejsze, które muszą być szeroko omówione czy przedyskutowane. Zawsze warto mieć również na uwadze, że jeżeli zespół jest nieodpowiednio dobrany, to nie będzie w stanie podejmować decyzji, a co za tym idzie gwarantować efektywnego przebiegu zebrania. Kolejnym mankamentem może być brak należytego podsumowania spotkania oraz ustalenia dalszych celów do działania. W efekcie uczestnicy omówią wtedy pewne kwestie, lecz nie zadecydują co robić dalej. Wreszcie nie można zapominać o notatkach ze spotkania, które po jego zakończeniu powinno się skondensować w skróconej formie, uwzględniając datę, uczestników, podjęte decyzje i listę kolejnych działań oraz ewentualne ważniejsze komentarze czy zastrzeżenia (np. w formie podpunktów), które padły z ust uczestników.

Zadowolony pracownik

Pożeracze czasu

Podczas gdy wyznaczaniem celów czy zadań często zajmują się przełożeni, dla samego pracownika wielokrotnie kluczowe okazuje się pokonywanie własnych słabości. Popularnie określa się to po prostu “pożeraczami czasu”. Mogą mieć one charakter wewnętrzny, związany z cechami osobistymi, które trzeba przełamać: lenistwem, brakiem dyscypliny, odkładaniem spraw na później czy brakiem asertywności. Niezwykle problematyczne okazują się i te zewnętrzne, czyli choćby: niepotrzebne spotkania i rozmowy, wyszukiwanie zbędnych informacji czy korzystanie z Internetu w zakresie niezwiązanym z pracą.

Zalety dobrej organizacji

Dobrze organizując czas pracy i eliminując marnotrawstwa, można realizować te same zadania, lecz w krótszym okresie i mniejszym nakładem sił. Wiąże się to z mniejszą presją, a przy tym zwiększoną chęcią do wykonywania obowiązków i motywacją. Aspektem na który szczególnie współcześnie kładzie się duży nacisk jest tzw. work-life balance, czyli zachowanie równowagi między życiem zawodowym i prywatnym. Zarządzanie czasem swojej pracy odgrywa w tym ważną rolę, gdyż wykonując swoje zadania szybciej i sprawniej, unikniesz zostawania po godzinach, które odbija się potem na relacjach z bliskimi czy braku możliwości spełniania swoich pasji.

Co jest istotne z perspektywy pracodawcy w obrębie zarządzania czasem pracy pracowników?

Zarządzanie czasem pracy pracowników to nie tylko wyznaczanie celów i harmonogramu zadań, ale i wsłuchiwanie się w potrzeby personelu. Absolutną bazą jest zaspokajanie tych podstawowych wymagań, w co wpisuje się ustalanie czasu na jedzenie czy odpoczynek, jak i rozsądne dysponowanie urlopami. Zaniedbanie tych kwestii może skutkować spadkiem wydajności oraz morale zespołu, który będzie kwestionował swoją przyszłość i znaczenie dla tak traktującej go firmy. Nie można przy tym zapominać o dawaniu pracownikom szansy na rozwój. To także łączy się z zarządzaniem czasem, gdyż poza tym przeznaczonym na same obowiązki, powinno się wygospodarować chwile dedykowane choćby szkoleniom.

Potrzeby pracowników

Mówimy często: “firma to ludzie”. I w rzeczywistości tak jest, jednak mało kto stara się zrozumieć to stwierdzenie w pełni. Jeśli nie zaspokoimy podstawowych potrzeb pracowników, nie otrzymamy pozytywnego klimatu w firmie i trudno będzie budować zespoły oraz prowadzić przedsiębiorstwo do rozwoju. Aby cele firmy mogły być osiągane, należy dbać o ludzi, którzy te cele mają osiągnąć. Samo wyznaczenie odpowiedzialności pracownikom i ustalenie płacy, nie gwarantuje osiągnięcia wszystkiego co zostało zaplanowane. Konieczne jest jeszcze stworzenie możliwości do tego, by pracownicy mieli warunki żeby to osiągnąć. Jeśli nie zapewnimy w pierwszej kolejności spełnienia podstawowych potrzeb pracowników, takich jak zaspokojenie głodu i pragnienia, czyli zwyczajnie czasu na posilenie się w ciągu dnia, a w dalszej kolejności na odpoczynek, tj. chwili wytchnienia aby mogli odpocząć fizycznie i psychicznie od pracy (ale nie w samym miejscu pracy), to jest więcej niż pewne, że wykonywana praca nie będzie płynna, zgodna z oczekiwaną jakością, wydajna i efektywna. Pracownik będzie zwyczajnie myślał o zaspokojeniu podstawowych potrzeb, a nie o samej pracy. Brak urlopów czy trudności z jego zaplanowaniem i wybraniem, wydłużony czas pracy, w tym w weekendy – kto chce tak pracować, gdy nie ma możliwości spędzenia czasu z rodziną i znajomymi?

Wydajność i poczucie przynależności

Jeśli nie rozwiążemy tego podstawowego problemu to wydajność pracy i jej efekty nie będą spełniać założeń kierownictwa, co przejawiać się będzie ponownie w wydłużonym czasie pracy, często wymuszonych przerwach na odpoczynek i pracy w weekendy. Spowodowany takim stanem rzeczy brak wydajności i jakości, sprawi, że w dłuższym okresie może to spowodować mniejsze lub większe problemy finansowe firmy, reklamacje ze strony klientów, zmniejszone zamówienia ze względu na opóźnione dostawy, co skutkuje np. koniecznością redukcji etatów, a tak przecież bardzo często się dzieje, gdyż w celu “obcięcia” kosztów, przeprowadza się zwolnienia. To z kolei przełoży się na pracowników w postaci strachu przed utratą pracy i pojawienia się myśli, że skoro jego pobyt w firmie jest zagrożony, to może trzeba szukać pracy w innym przedsiębiorstwie. Efekt kuli śniegowej spowoduje, że myśląc o zagrożeniu i zmianie pracy, zaangażowanie (wydajność) pracownika ponownie spadnie, nie mówiąc już o wpływie tej osoby na współpracowników, u których pojawi się podobne myślenie. Nie trzeba wspominać, że brak koncentracji i pośpiech to, pomijając jakość i wydajność pracy, droga do wypadków, których przecież każda firma woli unikać. Brak przerw i urlopów to spowolnienie pracy, gdyż człowiek nie jest w stanie utrzymać stale tej samej wydajności.

Nieodzowne jest także umożliwienie pracownikowi odczucia przynależności do zespołu (firmy), że jest on potrzebny i tworzy coś ważnego, liczymy się z jego zdaniem i szanujemy to co robi. Bez tego będzie się on czuł jak wyrobnik, który codziennie odbija kartę przechodząc i wychodząc z pracy, a czas w niej spędzony nie będzie dla niego przyjemnością. Zapewniając mu poczucie związania z firmą, będzie czuł się jej częścią i chętniej będzie się angażował w swoją pracę.

Kwestia rozwoju

Rozwój osobisty to następny czynnik wpływający na zadowolenie pracownika. Nie wszyscy chcą się rozwijać zdobywając nowe umiejętności i wiedzę, ale są też tacy, którzy pragną iść do przodu, realizować marzenia, stawiać czoła wyzwaniom i takim osobom trzeba stawiać nowe zadania, by nie znudziły się tym co robią i nie zaczęły szukać czegoś nowego. Ścieżka rozwoju będzie więc dla jednych bardzo prosta i będzie kończyła się na stanowisku, które zajmuje obecnie, a dla innych będą to kolejne kroki na szczeblach hierarchii w firmie, dodatkowe szkolenia, warsztaty, wyjazdy, współpraca z innymi działami bądź ośrodkami firmy. Znudzenie pracą, rutyna i monotonia dla ambitnych osób jest początkiem do “wypalenia się” w firmie. Tak więc mówiąc “firma to ludzie”, należy sprawić, by czuli się oni w firmie potrzebnie, pewnie, stabilnie i nie mieli pretekstu do tego, żeby z niej odejść. Realizując to wszystko my jako firma będziemy mieli zbudowany stabilny, przewidywalny zespół, mogący realizować codzienne zadania, a także takie, które nie są łatwe do wykonania, gdzie potrzebne jest szczególne zaangażowanie, a jak wiemy na co dzień nam takich nie brakuje. Zacznijmy więc planować pracę i procesy.

Zarządzanie czasem jest ważnym zagadnieniem z perspektywy całej firmy, jak i bezpośrednio samych pracowników. Osoby decyzyjne muszą dbać o potrzeby personelu, ich poczucie przynależności i szanse rozwoju. U pracowników szczególnie istotne jest trzymanie się celów i zadań oraz eliminacja wszelkich czynników zaburzających wydajność. Zachęcamy do skorzystania z naszej pomocy w kontekście optymalizacji pracy w firmie czy też organizacji wartościowych szkoleń dla zespołów pracowniczych.