Skuteczne planowanie

Aby skutecznie planować i osiągać zamierzony cel należy najpierw poznać dobrze proces, zadanie czy czynność. Najczęściej kto inny ją planuje a kto inny wykonuje. I to najczęstszy problem, gdyż każdy widzi zadanie „po swojemu” a – delikatnie mówiąc – zazwyczaj nikt wcześniej przy powstaniu firmy nie opisuje procesów. Później jest  z tym również różnie. Dlatego potrzebujemy standardów procesów.

Skuteczne planowanie produkcji … lub innych procesów

Masz firmę, w niej problemy, gonisz już sam siebie, czasu nie przybywa, kasy ubywa, pracownicy chcą podwyżek. A miało być tak pięknie na swoim. No właśnie. Żyjemy ideałami, ale życie jest życiem i problemy zawsze będą. Co trzeba zrobić? Zacząć unikać problemów. A jak? Znać i rozumieć dobrze to czym się zajmujemy (podstawa) oraz analizować codziennie sytuacje i planować działania. Bez tego ani rusz! Spokojnie, to nic strasznego, choć na początku, jak zresztą ze wszystkim, będzie trochę pracy. Dlaczego tak jest? Ponieważ każdy biznes żyje w jakimś otoczeniu, które wpływa na niego, powodując, że pracuje nam się lepiej lub gorzej, łatwiej lub trudniej. Tak jest i tego nie zmienimy. Więc, skoro jesteś przedsiębiorcą – to – nie masz wyboru. Trzeba brać byka za rogi.

Ryzyka

Pierwszą rzeczą są ryzyka jakie nas otaczają. Niestety one są, istnieją i będą nadal istnieć. I najważniejszą jest świadomość ich istnienia a później ich obserwowanie. Z kapiącego kranu koniec końców zrobi się powódź, jeśli nie zareagujemy na czas. W firmie jest tak samo.

Trzeba więc zastanowić się co zagraża naszej firmie, idziemy szeroko, od lewa do prawa, bo każde ryzyko, które znajdziemy ma wpływ na zawartość naszego portfela.

Jeśli już wiemy co nam zagraża, trzeba podjąć kroki by każde z ryzyk zmniejszyć do minimum a najlepiej wyeliminować.

Powstanie więc lista czynności, którą musimy wykonać by życie stało się prostsze i by móc ominąć wszelkie przeszkody wcześniej niż one nas zaskoczą.

I teraz. Wszystko co musimy zrobić a co jest związane z występującym ryzykiem oraz naszą codzienną działalnością musimy koniecznie zaplanować. Plan to podstawa – znamy to prawda? Nie da się dzisiaj niestety działać bez planu, zbyt dużo nas otacza i zbyt dużo dziś wszystko kosztuje by działać po omacku, z zamkniętymi oczami, jechać bez trzymanki itp. itd.

Skuteczne planowanie – podejście projektowe

Jak zacząć planować? Jak skutecznie planować? Czy muszę mieć jakiś program do planowania? Skuteczny oznacza dokonany, wykonany z sukcesem. Planować, czyli układać kolejne czynności lub zadania, które muszą być wykonane w określonym czasie.

A więc skuteczne planowanie to układ czynności, które są lub będą wykonane z sukcesem w danym czasie.

Aby jednak sukces mógł mieć miejsce to konieczne jest dodanie jeszcze do czasu – to pierwszy czynnik w planie – kosztów i zakresu czynności jaka musi być wykonana.

Czas – jasna sprawa – musi być zrobione w określony dzień o konkretnej godzinie i w określonej ilości sekund, minut lub godzin.

Pozostaje nam koszt i zakres.

Potraktujmy, a jakże, wykonanie danej czynności z sukcesem jako projekt. Dlaczego? A no dlatego, że na każdą czynność mają właśnie wpływ te trzy czynniki które wymieniliśmy. Aby sukces miał miejsce, muszą one być spełnione w swoich ramach, wtedy będziemy mogli mówić o skutecznym planowaniu.

Nie wystarczy zaplanować, konieczne jest jeszcze wykonanie planu a te czynniki mocno na niego wpływają.

Jeśli nie znamy dokładnie naszej czynności jaką planujemy do wykonania to nie jesteśmy w stanie powiedzieć, ile ona trwa. A jeśli nie jesteśmy w stanie powiedzieć, ile ona trwa to jak możemy właściwie zaplanować na wykonanie tej czynności ludzi, maszyny, media i wszystkie inne czynniki jakie są potrzebne do jej wykonania. To tak jakbyśmy chcieli pojechać samochodem z Warszawy do Madrytu ale nie wiemy którą drogą, jak jest ona długa, jak szybko możemy jechać maksymalnie ale też ile kosztują autostrady po drodze, ile spala nasze auto. Doszliśmy więc do kosztów. Jeśli nie będą one znane to jak możemy zaplanować poprawnie wykonanie danego zadania? Zabraknie nam paliwa po drodze i będziemy wzywać lawetę. Koszty podroży więc znacznie wzrosną i nie będzie można już powiedzieć o zaplanowaniu podroży z sukcesem. A jeśli kierowca nie będzie znał dokładnie trasy do celu podroży to będzie jeździł rożnymi drogami i zamiast pojawić się tam na następny dzień wieczorem dojedzie w połowie tygodnia.

Dlatego więc, aby coś skutecznie zaplanować musimy odpowiedzieć sobie wcześniej na wiele pytań.

Sam plan, jeśli nie jest realny, przemyślany i przeanalizowany będzie ostatecznie tylko planem.

Jadąc na wakacje planujemy drogę, porę wyjazdu, autostradę, miejsce postoju, gdzie i czy tankujemy, czy robimy odpoczynek albo zmianę kierowcy po drodze itp. I ten plan w zasadzie każdemu się on udaje. Dojeżdżamy, z pomocą nawigacji na miejsce o założonej godzinie. Ale jeśli wiemy, że np. po drodze są bramki a jest to okres urlopowy to zakładamy więcej czasu na podróż ze względu na korki.

Zwróć uwagę jaka to dogłębna analiza przy tak prostej i oczywistej czynności jaką jest podróż na wakacje.

Ile bierzemy czynników pod uwagę i w zasadzie każdy się z tym zgodzi ze tak się robi i tak to wygląda.

Twój proces i na ile go znasz

To, skoro tak, to dlaczego nie podchodzimy identycznie do planowania procesów w firmach? Dlaczego? Odpowiedź jest brutalna – bo nie mamy świadomości jak wyglądają nasze procesy! Bo ich nie znamy i pytania z nimi związane nie pojawiają się w naszej głowie! Stąd szukanie programów, które zrobią to magicznie za nas i damy radę dzięki nim to poukładać. Jest jednak problem. Programy te potrzebują danych wejściowych, które musimy podać, bo inaczej są, te programy, do niczego nieprzydatnymi aplikacjami. Program będzie działał tak dobrze jak dobre podamy mu dane wejściowe. Oczywiście musi mieć przewidziane pewne funkcje, ale co nam po nich bez danych. Bez dobrych danych!

Wniosek – jeśli sami nie znamy procesu to jak możemy go skutecznie planować? Kolejnym problemem jest to, że planista zna swoją wersję procesu, a osoby wykonujące te czynność znają swoją. Plan w tym przypadku się nie uda, zwyczajnie się rozjedzie.

Czym dysponujemy?

Nierozłączną częścią jakiegokolwiek planu są zasoby (auto, ludzie, maszyny, paliwo itp. itd.) dzięki którym możemy osiągnąć nasz cel, czyli sukces planu. I teraz: jeśli nie będziemy mieli dogadane, że dane auto mamy mieć w danym czasie dostępne, albo kierowca nie będzie dostępny w tym czasie i (!) nie będzie on wiedział od nas, gdzie i jak ma jechać i że ma zatankować i najlepiej, żeby wiedział „gdzie”, to wspomniana trasę na wakacje „zrobi” po swojemu i wyjdzie NIC z naszego planu.

Tak więc, aby plan zakończył się sukcesem to nie wystarczy mieć narzędzie, program do planowania tylko własną analizę opisującą ten plan. Powiecie – programy do planowania produkcji mają pewne pola, gdzie się wpisuje pewne dane. Zgoda. Ale programy pisze się standardowo, nie skupiając się na specyfice poszczególnego klienta których jest przecież tyle ile firm w Polsce, powiedzmy, że projektuje się funkcje najbardziej popularne w programach, ale mimo to program sam w sobie jest jedynie bezdusznym narzędziem, które bez danych i analizy nic nie zrobi. Potrzebny jest DOBRY PLANISTA. Dobry planista to taki ktoś, kto zna proces jaki planuje, znający ryzyka, które w nim występują – na marginesie: ryzyko niepowodzenia zawsze istnieje, można je jedynie zminimalizować, ale żeby to osiągnąć należy je znać i kontrolować. Kolejne elementy, które planista musi znać to zasoby jakim dysponuje. Np. maszyny. No właśnie. Maszyny. A co, jeśli wiemy jakie mamy maszyny, ale nie znamy czasów w jakich są one wykonać dany produkt, czynność itp.? To jak mamy planować? A jeśli do tego nie znamy stopnia awaryjności naszych maszyn i możliwości szybkiej reakcji przezbrojenia innej na wypadek awarii tej zaplanowanej? Nasz plan się nie powiedzie.

A co w przypadku, jeśli nie znamy naszych stanów magazynowanych, lub nawet nie wiemy, gdzie dany surowiec się znajduje i ile czasu konieczne jest na jego dostawę by produkcja nie zatrzymała się nam w trakcie realizacji planu?

Jak widzicie wiele trzeba wcześniej przygotować, dowiedzieć się, przeanalizować, aby móc skutecznie planować. I wtedy pomocny będzie komputer i program do planowania produkcji, który to wszystko przeliczy. Bo po co liczyć na kartce, jeśli ktoś kiedyś wymyślił komputer?

Co może pójść nie tak?

Reasumując. Sprawa nie jest tak prosta jak się wydaje, bo aby skutecznie planować musimy to COŚ znać. Konieczny jest znany (znany tak samo przez wszystkich pracowników!), stabilny, przewidywalny, poprawnie opisany i wdrożony proces. Tylko wtedy możemy powiedzieć sobie, że jeśli zaplanujemy daną czynność dziś na godzinę 8 i czynność trwa godzinę, to o 9 będzie po temacie. Oczywiście życie bywa różne i może się coś wydarzyć, ale jeśli nasze procesy są dopracowane a ryzyko jest trzymane przez nas w ryzach to pewnie ze znanym nam prawdopodobieństwem osiągniemy sukces planowania pod postacią zakończonej poprawnie czynności.

Co potrzebne by taki stan osiągnąć? Przede wszystkim poparcie szefostwa i niekończącą się chęć zmian. Później determinację, wiedzę i współpracę zespołu. No i oczywiście czas, aby to wszystko przeprowadzić, dlatego należy zacząć od małych zmian, które nas odciążą, odzyskamy czas, pieniądze, zasoby. Najtrudniej jest ruszyć z miejsca, ten proces będzie trwał pewien czas. Ale opłaca się. Wierzcie mi.

Jeśli, powiedzmy sobie szczerze, nie znamy na wylot tego co robimy w firmie, nie kontrolujemy, praca codziennie wygląda inaczej to nasz plan nie będzie osiągnięty.

Chyba że celujemy w dokładność wykonania „co do dnia”, a może „tygodnia” a nie „godziny”, „minuty” czy „sekundy”.

A teraz dobra wiadomość – taki stan można osiągnąć, również z mniejszą lub większą pomocą z naszej strony i zapomnieć później o stresach, kłótniach i nadgodzinach, bo znowu coś poszło nie tak i mam dosyć już tej firmy.

Prawda jest taka, że firmy powstają, szybko rosną, ludzie przychodzą, odchodzą a nikt nie zajmuje się poukładaniem i zaprojektowaniem procesów tak, by nasz dzień w pracy był kolejnym dniem, gdzie wszystko jest stabilne, przewidywalne, aż nudne. A do tego przecież wszyscy dążymy. Do „nudy” w pracy a nie „gaszenia” pożarów.

Co dostajemy w gratisie za tak przewidywalny proces? Efektywność. Konkurencyjność. Jakość. Pieniądze.

Jeśli wszystko działa jak należy to klient jest zadowolony, nasze produkty mają super jakość i cenę dla klienta a tych klientów mamy przez to masę. I najważniejsze – święty spokój, bo szef się nie czepia.

Wtedy możemy powiedzieć, że skutecznie planujemy.

W dalszej kolejności można przygotować dedykowane narzędzie, zawierające wszelkie dane dotyczące procesu. Dzięki takiemu programowi do planowania produkcji można przeliczać i układać w różny sposób plan. Wynik będziemy otrzymywać w ciągu chwili. Rozwiązanie te ponownie obniża koszt planowania i przyspiesza jego czas. Mamy więc kolejną zaletę. Dzięki opisanej technologii naszej pracy możemy wygenerować i skutecznie zaplanować proces, którego jeszcze nie mamy w firmie. A to zaleta nie do przecenienia w dobie wszechobecnej konkurencji.

Jak zatem rozpocząć skuteczne planowanie?

Przede wszystkim należy rozpisać czynności czy zadania jakie muszą być wykonane. Następnie zdefiniować dla nich optymalne metody wykonania i na tej bazie określić czas jaki jest do tego potrzebny. Planujemy oczywiście czynności zakładając sytuację idealną. Bo do takiej właśnie dążymy. Oczywiście z praktyki powiemy, że czas idealny i czas faktyczny różnią się od siebie. Ta właśnie różnica to są te zakłócenia, dzięki którym nie możemy… skutecznie wykonać planu. Cel jest więc taki, aby eliminować wszelkie zakłócenia, które są zwyczajnie marnotrawstwem. Na co dzień jako firma za nie płacimy i pieniądze, i czas. I stres. Więc motywację mamy już wystarczającą do tego by z tym pracować. Naturalnie przeprowadzenie takiej zmiany nie potrwa chwili, nie ma się co oszukiwać. I mówiąc wprost to proces, który będzie trwał nieustannie, bo będziemy dążyć do doskonalenia się i do ideału. Z każdym dniem będziemy lepsi i nasze odchyłki od planu coraz to mniejsze. Trzeba jednak uzbroić się w cierpliwość i pracować z problemami, bo efekt jest tego wart.

Póki co jednak mamy stan jaki mamy i tych zakłóceń jest sporo. Należy więc jak najszybciej przeanalizować te zakłócenia pod kątem ilości ich występowania i wpływu na czas. Następnie zabrać się za te, których redukcja spowoduje największy zysk. Później z listy bierzemy kolejne marnotrawstwo, którego wyeliminowanie znacząco poprawi sytuacje. I ponownie kolejne marnotrawstwo. I ponownie.

Sami oczywiście tego nie przeprowadzicie. Wymaga to zaangażowania zarówno waszego jak i kierownictwa. Naturalnie dotyczy to także waszych kolegów i koleżanek z którymi pracujecie.

Proces ten to zmiana, w firmie którą jak się już zapoczątkuje, należy bezwzględnie kontynuować. To jedyna droga do lepszej, spokojniejszej pracy, większej kasy i zadowolonych klientów.