Zarządzanie procesami biznesowymi

Zarządzanie procesami biznesowymi to ważne zagadnienie, którego istotą jest klarowne przedstawienie i optymalizacja konkretnych procesów w przedsiębiorstwie. Muszą to być działania odpowiednio zaplanowane, a zależnie od potrzeb wykorzystuje się potem starannie dobrane narzędzia. Trzeba przy tym pamiętać, że poszczególne obszary firmy łączą się ze sobą i wpływają na siebie. Efektywne podejście skutkuje jednak wymiernymi korzyściami. Zachęcamy do skorzystania ze szkoleń w tym zakresie.

Spis treści
Co warto wiedzieć o tej koncepcji?
Co się za nią kryje?
Czemu jest to tak ważne?
Potencjalne korzyści dla firmy
Jak skutecznie się tym zająć?
Analiza
Strategia i dobór narzędzi
Szkolenia dla pracowników

Istota zarządzania procesami biznesowymi

Zarządzanie procesami biznesowymi ma na celu zwiększenie ich widoczności, co pozwala na to, żeby potem nimi kierować i podejmować działania optymalizacyjne. Jest to bardzo ważne, ponieważ pozwala odpowiednio regulować funkcjonowanie firmy. Może być przy okazji podstawą do dobrego wprowadzenia choćby nowych systemów informatycznych lub innych rozwiązań, które mają na celu podnoszenie efektywności, przy obniżaniu kosztów i ograniczaniu czasu potrzebnego na konkretne zadania. Z perspektywy przedsiębiorstwa korzyści są zatem ogromne, zarówno w skali całej struktury, jak i w wymiernych wskaźnikach, w tym finansowych.

Co kryje się pod tym pojęciem?

Koncepcja ta w ogólnym ujęciu sprowadza się do zagwarantowania jak największej przejrzystości procesów w firmie, co w następstwie pozwala nimi odpowiednio kierować. Tym samym można się dowiedzieć, w jakiej kondycji jest zarówno całe przedsiębiorstwo, jak i jego poszczególne obszary. Do rozpatrywania i monitorowania konkretnych fragmentów firmy, mogą być potrzebne różne narzędzia, mniej lub bardziej zaawansowane. Całe badanie stanu organizacji musi oczywiście przebiegać w taki sposób, żeby nie zakłócić przy tym jej ogólnego funkcjonowania. Nie jest to zatem proste i wymaga dobrego podejścia. Warto pamiętać też o tym, że niektóre procesy są w zasadzie powtarzalne bez względu na rodzaj branży. Mowa tu o obszarach takich jak księgowość, marketing, obsługa klienta, działania sprzedażowe czy kilka innych sfer, które występują praktycznie w każdym przedsiębiorstwie. Nie da się ukryć, że są one kluczowe w kontekście podtrzymania samego funkcjonowania i są one ze sobą powiązane. Do tego dochodzą bardziej specjalistyczne procesy, charakterystyczne już dla konkretnej działalności.

Dlaczego jest to tak istotne?

Warto mieć świadomość, że przepływ informacji w firmie powinien być spójny, a zmiany w obrębie obsługi jednego procesu, mogą jednocześnie wpływać na inne. Można to porównać do ludzkiego organizmu, w którym problemy w poszczególnych fragmentach ciała, przekładają się na całościowe gorsze funkcjonowanie człowieka. Podobnie jest w organizacjach, gdzie zatory nawet w jednym z działów, mogą mieć fatalne skutki dla ogółu. To właśnie dlatego tak istotne jest patrzenie zarówno na całościowe zarządzanie w firmie, jak i indywidualne w każdym dziale, gdyż są to naczynia połączone. Spójne usprawnienie procesów i poprawa przepływu informacji, przekłada się na osiąganie lepszych wyników. Dobrze opracowana mapa procesów w przedsiębiorstwie, pozwala też na przewidywanie zachowania i konsekwencji, jakie mogą wywoływać konkretne działania czy nawet sytuacja rynkowa.

Potencjalne korzyści z działań w tym zakresie

Ważnym atutem firmy sprawnie działającej w tym zakresie, jest możliwość stałego monitorowania zmian w organizacji. Pozwala to lepiej kontrolować i ewentualnie dalej usprawniać procesy. Stworzony w ten sposób system może być spójny i zintegrowany dla całego przedsiębiorstwa. Dzięki temu można również szybciej reagować na ewentualne sytuacje krytyczne. Jeżeli chodzi o bardzo wymierne korzyści, to działania w firmie stają się po prostu efektywniejsze – przekłada się to na zyski, poprawę jakości i zmniejszenie, a w najlepszym wariancie całkowite wyeliminowanie marnotrawstwa zasobów oraz czasu pracowników. Tym samym lepiej realizowane będą i cele strategiczne przedsiębiorstwa.

Jak efektywnie zarządzać procesami biznesowymi w przedsiębiorstwie? Skorzystaj ze szkolenia

Z myślą o efektywnym zarządzaniu procesami biznesowymi w przedsiębiorstwie, potrzebne jest odpowiednie podejście i wartościowa analiza. Warto skorzystać ze szkolenia dla pracowników firmy, żeby pomóc im poznać zarówno teoretyczny, jak i praktyczny wymiar takich działań. Poza samym poznaniem procesu, kluczowe jest w końcu to, żeby znać strategie i narzędzia, które pozwolą poprawić i zoptymalizować działania.

Dobra analiza

Schemat działań może być w pewnym stopniu uzależniony od samego rodzaju biznesu, branży i skali działania firmy. Zależnie od tych aspektów w jednym przedsiębiorstwie konkretne procesy mogą być bardziej istotne niż analogiczne w podmiocie o innych charakterze działalności. Bez względu na wszystko samą podstawą jest analiza struktury firmy. Bazowo trzeba ustalić, a czasem wręcz zdefiniować cele i założenia oraz zidentyfikować wszystkie procesy, wraz z zaakcentowaniem tych kluczowych. W tym celu często robi się mapy procesów, co ułatwia ich identyfikację. Nie można też mylić tego z samym schematem organizacyjnym firmy, gdyż może to prowadzić do niewystarczającego rozpoznania poszczególnych procesów. Trzeba brać pod uwagę fakt, że niektóre mogą być powiązane z kilkoma działami i obszarami przedsiębiorstwa, a nie tylko jednym. Konieczna jest zatem gruntowna i przede wszystkim dokładna analiza, ponieważ wszelkie niedokładności mogą prowadzić do wyciągnięcia błędnych wniosków.

Strategia i narzędzia

Po ustaleniu celów i mapy procesów, powinno się określić szerszą strategię działania. Obejmuje ona sformułowanie różnych scenariuszy naprawczych, a w dalszej kolejności dobrania do poszczególnych zadań dobrych narzędzi. Bardzo przydatne mogą być tutaj narzędzia LEAN, które trzeba poznać jednak nie tylko od strony teoretycznej, ale i tego jak je stosować oraz wdrażać. Niezwykle pomocne okazują się często i wprowadzane systemy informatyczne, które pomagają w skutecznym monitorowaniu procesów. Muszą być one jednak umiejętnie dobrane w kontekście danej sytuacji. Ważne jest natomiast to, że do samego działania naprawczego powinno się przechodzić dopiero po zbudowaniu planu działania, poprzedzonego wspomnianą wcześniej pogłębioną analizą.

Zaplanuj szkolenie dla pracowników swojej firmy

Zarządzanie procesami nie jest łatwym zadaniem i wymaga ogólnej wiedzy na ich temat, ale także takiej w wymiarze praktycznym, a więc jak patrzeć na procesy, żeby dostrzegać ich pełen potencjał. Odpowiednie badanie procesów pozwala ocenić stan firmy i konkretnych obszarów, na podstawie czego można wyciągać wnioski dotyczące optymalizacji i usprawnień działań. Będzie to skutkowało wzrostem motywacji pracowników i efektywności całego przedsiębiorstwa. Polecamy skorzystanie z naszych szkoleń, podczas których osoby z różnych szczebli w hierarchii organizacji nauczą się nie tylko narzędzi LEAN, ale i patrzenia w ten sposób na całokształt firmy. Znając proces można nim odpowiednio zarządzać, co doprowadzi do ograniczenia marnotrawstwa i zwiększania konkurencyjności na rynku. Skorzystaj zatem z naszej pomocy i usprawnij funkcjonowanie swojego przedsiębiorstwa.